网络协同办公解决方案

一、 方案背景

　　本世纪初，随着信息技术的迅猛发展，经济全球化的浪潮呼啸而来。越来越多的企业为了适应新经济时代的生存环境，进行大刀阔斧的改革，企业管理模式首当其冲，开始呈现办公分散化的趋势。

　　一方面，更多企业走上国际化道路，分支机构、合作伙伴遍布全球，不同地区、不同时区的大量业务往来，使异地办公方式大行其道；伴随而来的人员频繁外出、出差，使得人们对移动通讯、移动办公的呼声越来越高。另一方面，为精简机构、提高工作效率、降低办公成本，越来越多的企业开始选择让员工在家办公。据统计，在美国已有3000万人在家中远程办公，占美国工作人口的16%-19%。随着个人电脑和互联网应用技术的普及，居家办公在其他国家也呈快速增长之势。人们依靠一台计算机接入专网或者互联网办公，与组织沟通，与同事协同办公。

　　以上种种迹象表明，分散化办公将是未来社会的一种不可避免的发展趋势。

二、 需求分析

　　新经济条件下的分散化办公方式为我们带来了更多的便利、更高品质的生活；然而与此同时，分散化办公也给企业管理带来很多新问题：

　通讯方式单调，各地通讯网络条件有差异，无法及时处理事务
　审批程序不能照常进行，需要签字盖章的各种申请、报告、合同用邮递方式传递效率低下；
　更多的管理者为了参加各地举行的工作会议不停的奔波，费时费力
　传统的局域网环境下运行的办公系统无法满足分散办公，管理流程运转不畅
　大量企业机密信息只能通过外部E-mail传递，安全性令人担心
　企业各分支机构资料库各自为政，无法及时交换数据，造成重复录入、资源浪费
　……

　　人们急需一套远程办公解决方案，以解决这些无法回避的问题，提高工作效率！

三、 方案概述

　　网络协同办公解决方案是广州拓创电子科技以其自主知识版权的系列产品为基础，面向企业与政府机构的远程办公的需求而推出的综合性解决方案。适合"在家办公"、"异地办公"、"移动办公"等多种远程办公模式，与传统的局域网内集中办公模式相结合，提供以电子邮件、即时通讯为核心的商用网络综合通讯平台，面向项目与团队管理的交流协作工具，以及以知识管理为基础的办公事务关系管理功能，并实现在线审批、电子签名等远程工作流管理功能，具有简单、方便、安全、实用的特点。

四、 方案构成

　　网络协同办公解决方案"由广州拓创电子科技系列产品构成，其典型应用结构图如下图所示，其中：

　　"视频系统（）"是本解决方案的统一客户端软件，并提供协同办公与商用通讯会议的基础功能，可以通过局域网连接（本地办公）、无线或拨号连接（移动办公）、ADSL或社区宽带连接（在家办公）或者远程办公室的局域网连接（异地办公）等方式接入本系统，并支持离线工作模式，减少用户对网络的依赖性，提高访问速度，降低应用成本。

　　"拓创系统产品（中控系统等）"放置于Internet上，可以全面提升办公的工作性能与可管理性，提供系统内用户管理、信息中转服务等功能。"软件与硬件产品相结合、利用Internet工作流应用扩展（GK-WF Extension）" 融为一体，统一操作风格与管理方式，并在管理系统控制下，实现远程办公应用中必备的视频会议、公文流转、网络审批、电子签名等功能。

五、 功能实现

　　广州拓创电子科技的网络协同办公解决方案"可以提供企业与政府机构在远程办公环境中急需的四大主要应用功能。

　　商用综合通讯工具

　　在远程办公的条件下，如何实现方便、快捷、安全、易用的通讯，是保持与提升工作效率的关键。

　　本方案包含了一个与主流电子邮件软件高度兼容的电子邮件收发工具，整合了语音邮件、即时通讯、语音聊天、手机短信、通讯加密、数字签名等技术，构成一套完整的商用综合通讯工具，并通过强大的名片管理、数据关联等增强功能，达到方便、快捷、安全、易用的目标，更适合非专业人员使用。

　　项目管理与团队交流协作区

　　在远程办公环境下，如何保持一个部门或者一个项目小组的成员之间的高效沟通，方便地进行信息的共享是另一个重要的目标。

　　本方案提供了简单方便的面向"项目工作组"或"工作团队"的信息交流与协作环境，针对某一个项目、一个部门或者其他任意组织的成员，用户可创建多个协作区，组织协作内容，自主决定成员结构，控制访问权限。在其中用户可以随时随地召开网络会议，共享文档资料，安排小组日程，交换名片，交流思想，实现远程同步操作等，从而实现与团队成员、业务伙伴之间的灵活高效的作业协同与群组互动。

　　办公事务关系管理功能

　　远程办公时，是否能够提供一个强大的办公助理功能，是提高远程办公效率的重要手段，同时从企业或政府机构的角度看，在远程办公（也就是分散办公）的情况下，加强对人员的管理也是当务之急。

　　本方案提供了名片管理、日程管理、文档管理、通讯管理、报告管理等办公与事务关系管理中的常用管理工具，特别是通过应用整合、信息关联等技术，把CRM的思想引入到办公与事务关系管理当中来，即时建立"联系人档案"与各种工作报告，从而达到提高工作效率与加强人员管理的双重效果。

　　远程工作流管理

　　日常办公与协作过程中，经常会遇上公文传阅、文件上报、合同审批、报告请示等与工作流程相关的信息管理工作，在集中办公情况下，这些处理都是比较容易完成的，但是在远程办公的情况下，如何保证公文传送的及时性、准确性与安全性，是一个重大的问题。

　　本方案提供了Client/Server模式的工作流管理系统，该系统可以方便地编辑各种工作表单，快速进行角色、人员、部门与流程的定制，方便灵活地定制出适合各个企业、政府的工作流程，实现在网络环境下的公文发起、流转、审核、批注、跟踪、存档等功能，真正实现远程化、无纸化办公。公文流转的过程中，除了使用数字签名与认证技术进行安全控制以外，配合手写板等设备，还可以保留审批者的笔迹或批注，支持手写签名、图章签名等多种签名方式，与传统的工作习惯保持一致。

六、 方案特点

　　灵活、方便的网络应用体系

　　本方案使用了先进的"扩展对等网络"技术构架，集单机操作模式、对等网络模式、Client/Server 模式与互联网应用技术（Internet/Extranet）于一身，支持离线操作，在线时自动同步信息，用户不必一直连接企业服务器，也不必一直在线，工作可以随时暂停，随时恢复；同时支持纯局域网连接以及基于窄带、宽带或无线方式的Internet 连接，用户无需购置昂贵、复杂的高档服务器，无需以高昂费用架设专网或虚拟局域网（VPN），直接使用公网（Internet）的即可安装使用，并保证了信息传输的安全性，更保持了高度的灵活性，适合"在家办公"、"异地办公"与"移动办公"的实际需求。

　　全面降低系统的综合应用成本

　　除了可以省却架设专网或VPN的费用外，通过"对等网络"技术的应用，大大降低了对服务器运算能力的要求、网络存储器以及网络带宽的要求。此外系统的大部分功能都可支持离线操作，可以大大降低用户对网络的依赖，为用户节约了大量的成本。

　　此外，本方案以Windows为基本客户端工作环境，Linux为服务器操作平台，直接使用点击科技自行开发的"竞开协同应用平台"作为基础平台，从而使用户无需额外购买网络操作系统、数据库管理系统以及其他的应用平台软件，由于不存在"隐性成本"，从而使得用户的综合应用成本大大降低。

　　系统可扩展性与渐进式信息化

　　本方案可以与各种桌面办公软件（如Office套件等）配合使用，也可以通过内建的浏览器与各种B/S结构的应用软件结合，最大限度地保持原有的工作习惯，保护原来的投资。此外，由于"协同应用平台"具有"应用网关"技术体系以及"活页夹"式的扩展能力，通过相应的开发工具，用户可以通过爱得到更多的与现有软件的兼容接口，以及各种业务应用系统的插件，本方案可以扩展成一个更加全面的、面向企业与政府信息化的协同管理、协同教育等综合性协同应用解决方案，实现"渐进式信息化"的策略，从而保证现有的投资也将得到有力的保护。

　　全面、可靠的信息安全性

　　本方案使用了先进的存储安全、传输安全与身份安全技术，与其他成熟的防病毒软件与网络防火墙产品结合，可以形成全面的信息安全体系，并解决了在远程办公情况下，由于分布式工作环境的而带来的新的信息安全难题。其中存放在用户电脑上的数据经过严格的存储加密处理，有效防止任何未授权的访问，信息的传输也实现了自动加密和严格保护，防止数据在传输过程中的泄密，通过采用先进的公开密钥和数字签名技术，实现数据防伪、身份认证与定向收发功能，保证综合通讯、信息协同、工作流管理与其他网络办公功能的正确实施。此外，本方案采用了平台化、系统化、结构化的设计，各应用模块采用插件式安装方式，最大限度保证应用系统与基础平台的可靠与稳定。

　　简单易用的系统操作

　　本方案使用一个类似于"超级浏览器"的统一的客户端工作平台，吸收了网络浏览器易于维护的特点和PC软件灵活细致的特点，可实现网络自动升级与配置，系统界面风格统一，内建模块与各种插件式应用模块融为一体，共同集成为一个统一的、高度个性化的、一站式的综合操作环境，易学易用，维护方便。

　　信息关联与复用

　　系统应用了知识管理的思想，实现了人员协作、数据关联、流程衔接与应用整合为核心的协同应用，由电子邮件形成的文档、即时通讯交互的信息记录、协同工作区交换的各种资料、系统生成的效率手册、记事报告以及通过其他途径得到的数据资料，通过以联系人为中心进行了全面的整合，实现各个应用功能与数据库之间的高度协同。同时通过深度挖掘，实现信息的高度关联与交叉应用，减少数据重复输入，实现信息同步更新，以对信息进行系统的优化管理。