随着以电脑为中心的多媒体技术的普及和提高，给会议工作带来了新的手段和方法，尤其是近几年，视频会议、远程教学等可视化信息技术在会议室领域得到广泛应用，多媒体会议室以其功能的多样性（如现场会议、学术报告、培训教学等）得到迅速普及。 
在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，也越来越体现出它的优势。

会议系统规划要考虑的问题

会议系统工程是泛指与会议相互关联的声、光、电设备及软件的集成。 会议系统设计就涵盖上述方方面面。会议系统的集成是通过认真的分析和理解客户的需求，执行规划设计的项目。运用技术的手段，最佳的解决问题，从而给客户提供最大价值。在预算内、预期内、收获预想的结果。最终使用户得到满意。 

会议设计之前，要进行调研和勘查。进行科学的设计规划。会议系统规划要考虑的问题 

会议系统使用的目的性 
会议系统构成的级别 
服务的范围 
会议管理的能力 
与国际应用环境的思考 
功能价格关系，经济利益 
系统的质量和服务体系 
多媒体会议系统的设计原则 


1.先进型性原则 

采用的系统结构应该是先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。

2.实用性原则

能够最大限度的满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为第一要素进行考虑，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。

3.可扩充性、可维护性原则

要为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。另外，在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。

多媒体会议系统功能设计 


多功能会议系统工程项目设计范围包含对会议室进行会议、音频、视频、摄像、录音录像及远程会议系统设计，实现会议室的多媒体会议功能，满足简洁流畅的会议过程、逼真传神的听觉效果、清晰舒适的视频显示、智能的摄像跟踪、完整的会议记录、方便快捷的远程会议等要求。整个系统大致分为显示与监视、拾音与扩声、信号传输与控制摄像照明灯光、电视电话会议等五个部分。由大屏幕显示、等离子显示、音响、视频监视录像、多媒体音视频信号源矩阵切换和中央集成控制、摄像照明灯光及控制等部分组成。

功能设计：主要用来召开大中型会议，如新闻发布会，产品展示会，报告会，签字仪式，职工培训等。在功能设计上，要求考虑其多功能性及先进性，应具体表现在以下几个方面：

先进的展示功能：能有效表现与展示各个领域的最新内容。这就需要使用当今最先进的多媒体表现形式：文字、语言、图片、连续影像、电脑文档等。

完善的会议功能：满足各种级别的会议、学术论坛、报告会等各种形式的会议活动。满足新闻发会、庆功会、签字仪式等公共活动。

强大的培训功能：技术培训、教学、产品介绍；大型年会、月会、公司例会。

一般性演出功能：能进行一般非专业性的文艺晚会形式的文艺演出，举行各种晚宴、酒会及舞会等。

频信号混合和切换，并将处理结果送回参加会议的终端。
多媒体会议系统功能要求 



智能会议系统与以往的会议系统相比，具有显著的优点：集成化的设计使会议室中的所有设备有机的统一在一起，从而大大丰富了整个会议的功能，明显提高了效率。液晶触摸屏直观化、可视化的操作界面使繁多设备的被控变得简便、快捷。